转发《关于接收区属单位档案的意见》的通知 
　 （1993年8月9日 北京市西城区人民政府办公室 西政办[1993]39号文件转发）

区政府各委、办、局，各街道，各处，公司：
　　为做好我区档案馆接收区属单位档案的工作，现将区档案局《关于接收区属单位档案的意见》转发给你们，请认真依照执行。

　　　　　　　　关于接收区属单位档案的意见 

　　为认真贯彻落实《档案法》做好区档案馆接收区属单位档案的工作，逐步把区档案馆建成我区永久保管档案的基地，科学研究和各方面工作利用档案史料中心，根据国家档案局颁发的《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》及北京市档案局的有关精神，结合我区实际情况，提出以下意见：
　　一、 接收档案的范围与期限 
　　（一）范  围
　　 1．属于区档案馆应按收的中华人民共和国成立以前的各种档案；
　　 2．区属机关、团体、企事业单位及其工作部门和直属的临时性单位具有永久和长期保存价值的档案资料；
　　 3．属于区档案馆应接收的撤销单位的档案资料；
　　 4．具有典型性或代表性的基层单位的档案资料；
　　 5．经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。
　　（二）期  限
　　按照《档案馆工作通则》关于省辖市和县级档案馆接收立档单位保10年左右的档案的规定，我区档案馆计划从1994年起分期分批地接收区属单位保管的自本单位成立之日起至1984年的档案资料，完成这批档案的接收工作后，区档案馆接收档案的工作将经常性、制度性地按期进行。
　　二、接收档案的内容 
　　 1．各单位在主要职能活动中所形成的各种门类和载体的档案，如文书档案、专门档案（会计、统计、教学、诉讼档案等）、科技档案（基建、科研、设备仪器档案等）、及照片、录音、录像是档案等；
　　 2．属于区档案馆接收范围的死亡干部档案；
　　 3．选择接收或代存集体所有制单位和典型个体户形成的有价值的档案等；
　　 4．在接收档案的同时接收各种有关资料，如文件汇编、统计资料、内部刊物等；
　　 5．接收与征集革命历史档案资料，著名人物档案以及有保存价值的民间档案、有关我区的各种出版物、史志等；
　　 6."文革”中群众组织的材料、小报等；
　　 7．立档单位编制的《组织机构沿革》、《大事记》、《全宗介绍》等随同档案一起接收。
　　三、接收档案的要求 
　　各区属单位要按照本文件和《西城区档案馆关于接收区属单位档案的要求》，对本单位保管的档案资料进行全面清理，认真做好移交档案的各项准备工作，文书档案参照《西城区区级单位文书档案案卷质量标准》，科技档案和其它专门（专业）档案按照各专业主管部门的有关规定整理，必须做到：
　　 1．进馆档案以全宗为单位进行接收，保持全宗的完整性；
　　 2．档案必须齐全完整，凡反映本单位主要职能活动（包括党、政、工、团、业务部门、临时机构等）具有工作查考、科学历史研究价值、需要永久、长期保存的档案资料，均应收集齐全；
　　 3．准确地划分保管期限；
　　 4．案卷题名简明确切；
　　 5．文件分类准确，组卷符合要求，填写案卷封面、卷内目录、备考表要字迹工整清晰，并装订结实、美观；
　　 6．全宗内案卷排列符合要求；
　　 7．对卷内破损文件进行修复，字迹褪变材料要复制；
　　 8．移交档案要编写案卷目录一式三份，全引目录一份，随同档案一并移交入馆。
　　四、接收档案的手续 
　　 1．在各单位对档案资料整理和自查、自验的基础上，区档案局（馆）派人去单位验收档案的质量，凡不符合要求的，由单位进行重新整理；
　　 2．接收档案日期确定后，各单位将应移交进馆的档案送至区档案馆，要根据移交目录，接交双方逐卷清点，对绝密和珍贵档案要逐页点收，清点核对无误后，在交接文据上签名盖章，交接双方各存一份。
　　附:《西城区档案馆关于接收区属单位档案的要求》

　　　　　　　　西城区档案馆关于接收区属单位档案的要求 

　　为了保证进馆档案的质量，根据国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》和市档案局的有关精神，结合我区实际情况，对接收区属单位档案提出以下要求；
　　一、对进馆档案资料要进行认真鉴定和整理，准确划分保管期限。
　　为保证进馆档案完整地、系统地反映和维护机关主要职能活动的历史面貌，各单位档案室要对保存的档案资料进行认真的鉴定、整理，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，并准确划分上级机关制发文件的归档范围和保管期限，在鉴定整理时应注意以下区别：
　　 1."中共中央文件”、“国务院文件”、“市委文件”、“市政府文件”分别由区委、区政府档案室归档进馆，其他机关保存的上述文件不予进馆。
　　 2．中央、市专业主管机关和非直属上级机关制发的针对本机关的主要业务文件及有关方针、政策、规定等需要长期贯彻执行的重要文件应归档进馆。
　　 3．区级领导机关下发的文件，分别由制发机关归档进馆。其他机关保存的上述文件，除针对本机关的指示、批复等外，原则上不予进馆。
　　 4．各单位对不属归档进馆的述领导机关制发的文件，可根据情况确定存毁，有参考价值的立为短期卷，以备工作中查考。
　　二、进馆档案必须齐全完整，如有年代断档、重要工作无档案记载等严重遗漏情况，应组织人力再行收集。如经查找仍无档案的，要在《全宗介绍》中加以说明。
　　三、组卷要合理，保持文件之间的历史联系，要遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。区别不同价值，便于保管和利用。
　　 1．历年文件装订在一起的案卷，除必须跨年度的案卷（会议、请示与批复、诉讼案件等）外，其他文件必须按年度分开组卷。
　　  2．不属于归档范围的文件与重要文件装订在一起的案卷，必须重新整理，将不应归档的文件剔出。
　　  3．保管期限不同的文件（即永久、长期和短期文件）装订在一起的案卷，必须按保管期限重新分别组卷，短期卷不予进馆。
　　  4．案卷内容混杂、分类不清、文件排列无序的，必须重新组卷。
　　四、案卷题名（即标题，包括责任者、内容、名称）要简明确切。不准确，不能概括反映卷内容的，必须重新拟写。
　　五、案卷内必须有卷内文件目录，并按规定认真填写，项目要齐全、准确。没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚后再填写。文件题名不能随意更改或简化：没有题名或题名不能说明文件内容的可自拟题名，外加“[ ]"号；会议记录、简报要写明时期、次数（期号）及主要内容。
　　六、案卷必须装订封皮，并按规定逐项填写，“立档单位”栏目要按本单位各个历史时间的名称分别填写。
　　七、案卷装订时应去掉金属物，用线绳装订，做到不掉页、不压字、不损坏文件，卷内文件破损要裱糊，字迹褪变材料（包括圆珠笔、铅笔书写的文件）应复制，与原件一起立卷装订，并盖章加以说明。
　　八、案卷中如有需要说明的问题，要在备考表中注明。
　　九、档号的编制要符合要求。全宗号由区档案馆确定，各单位档案室负责书写。档号的编制要符合三个重的原则，即：文书档案、专门档案、声像档案分别编制案卷目录，每本目录各编一个目录号，做到一个全宗内目录号不重复；每本目录内的案卷号，应从“1"开始，顺延大流水编制，案卷号的编排应在三位数之内，做到一本目录内案卷号不重复；每本案卷内的文件页号应顺序编制，不重复。
　　十、对声像材料，应用文字标出摄像或录间的对象、时间、地点、中心内容和责任者。