各街道办事处、乡镇政府，区政府各委、办、局，各区属机构： 为贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》及北京市实施细则，根据《北京市人民政府办公厅关于进一步加强公文处理工作的意见》（京政办发〔2007〕8号）精神和市政府及区政府领导同志的要求，现就加强本区公文处理工作提出如下意见： 一、严格按程序报送公文 （一）区政府办公室机要文书科是报送区政府、区政府办公室公文的接收部门，其他科室和个人原则上不接收或转送公文。区政府办公室定期以《内部情况通报》形式通报各单位报送公文情况。 （二）主送或抄送区政府、区政府办公室的公文，应由公文报送单位通过区政府机要通讯班、区委区政府通用办公系统报送。重要或紧急公文，报文单位有关人员可直接送区政府办公室机要文书科。 （三）行文单位要严格按隶属关系和职权范围向区政府和区政府办公室报送公文，不能越级行文。因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。各街道办事处、乡镇政府和区政府各部门报送区政府审批的事项和情况报告，主送机关应为区政府，不应报送区政府办公室。 （四）各街道办事处、乡镇政府和区政府各部门向区政府报送公文时应以本机关名义报送，主送机关应为区政府。除上级机关负责人直接交办的事项和要求直接报送外，公文报送单位不得以机关名义向区政府领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。向区政府或区政府办公室报送公文，一般不得抄送区政府领导同志个人。 （五）向区政府、区政府办公室报送公文，报文单位应实事求是地标注缓急程度。紧急公文应在文中注明紧急原因和本部门的办理过程，并在公文首页标注紧急程度。 （六）区政府各部门在职权范围内可以相互行文，可以向街乡镇的相关业务部门行文。区政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向街乡镇正式行文；如需行文，应当报请区政府批转或者由区政府办公室转发。因特殊情况确需直接向街乡镇正式行文的，应报请区政府批准，并在文中注明经区政府同意，方可行文。 二、进一步加大公文审核力度 （七）各单位的公文起草和制发要严格依照《北京市实施<国家行政机关公文处理办法>细则》进行。区政府办公室机要文书科负责上报公文的审核工作，在以下方面不符合规定的，一律退回重报： 1.公文种类使用不当。“请示”、“报告”没有严格分开。 2.“请示”、“意见”和“报告”没有标注签发人姓名，签发人不是本单位主要负责人。 3.没有文号。 4.上行文没有联系人姓名、电话。 5.“请示”一文多事，不便于领导批示。 6.“报告”中夹带“请示”的内容。 7.公文未加盖印章。 8.纸质公文报送少于规定的份数(请示和报告应一式3份)。 9.“主送机关”不符合要求。一般只写一个主送机关，不能多头请示。给区政府的请示，主送机关只能写区政府，如是领导直接索要的请附笺说明。 10.公文或表格未注明呈报单位、附件不完整、印制不清晰。 11.其他不符合《北京市实施<国家机关公文处理办法>细则》的情况。 （八）请求以区政府或区政府办公室名义发文的事项应当在“请示”中说明发文依据和理由，并附代拟稿。 （九）主送或抄送区政府的文件，由区政府办公室机要文书科登记后，报送区政府领导同志批示或阅知。涉及市政府办公厅相关处、室的公文由机要文书科交由区政府办公室相关科室办理。 三、提高公文运转效率 （十）文种为“请示”的公文，由区政府办公室机要文书科登记并附“丰台区人民政府办公室公文批办单”，送相关区政府领导同志阅批。“请示”经区政府领导同志批示后由机要文书科按照批示精神转相关部门办理。各街道办事处、乡镇政府和区政府各部门报送的申请拨付资金的请示，均要明确资金来源（如在请示中应明确写明请区财政予以资金支持、请区财政予以拨付等建议，或其他资金来源的建议），对未明确资金来源且区政府领导同志未明确批示承办部门的请示件，由机要文书科将区政府领导同志批示的原件转公文报送单位处理。 （十一）市政府领导同志及区委、区政府主要领导同志批示件涉及紧急事项、奥运事项、社会安全稳定事项的公文，以及时限要求紧急的公文，均作为急件办理。 （十二）急件随收随办。急件由区政府办公室机要文书科加盖“急”章后报批送阅。区政府领导同志首批退回后，由机要文书科指定专人办理并负责催办。 （十三）一般公文1个工作日内报送区政府领导同志；需要进一步审核的，2至3个工作日内报送区政府领导同志；一般公文6个工作日内办结。 （十四）对区政府领导同志批请有关部门研究提出意见的公文，明确提出时限要求的，承办单位应按时限要求办理。紧急公文应当在1至2个工作日内，非紧急公文应在5个工作日内将书面意见及原件报区政府办公室机要文书科。确因情况特殊不能按时办理完毕的，由办理部门提出理由并向区政府办公室主管机要文书工作的副主任报告。 四、进一步提高制发公文质量 （十五）以区政府或区政府办公室名义制发的公文，由区政府办公室秘书科或主办科室负责审核。审核重点： 1.是否符合法律、法规、规章及上级行政机关有关规定，根据需要转请区政府法制办进行合法性审查。 2.是否与现行相关政策规定及区政府决策相衔接，如提出新的政策，是否切实可行。 3.涉及其他部门的事项，是否征求有关部门的意见并协商一致。 4.是否做到内容准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，依据充分，数字准确。 5.行文方式、文种使用是否妥当，是否符合行文规则。核稿时如发现有不妥之处，应向报送单位提出修改建议，涉及重要内容的，应退回报送单位重新办理。 （十六）公文的签发 1.公文经拟稿人认真校对，主办科室科长或主持工作的负责人审核确认无误后，签署姓名，报区政府办公室主管副主任审批。 2.以区政府名义制发的公文，由区政府办公室主管副主任签署意见后，送区长或主管副区长签发；区政府领导同志已明确批示“同意发文”的文件，由区政府办公室主管副主任直接签发。以区政府办公室名义制发的公文，由区政府办公室主管副主任签署意见后，送区政府办公室主任签发。 3.领导同志已签发的公文，不得再作改动，确需改动的，须经签发人同意。 （十七）公文的发送 1.经区政府领导同志签发的公文和经政府办公室同意发送的文件，由主办科室通过区委区政府通用办公系统发送至相关单位，并送机要文书科归档；不能从区委区政府通用办公系统发送的文件，由主办科室打印后送机要文书科发送并归档。 2.公文的成文日期一般以区政府领导同志签发的日期为准。 3.公文的版面和格式要符合《北京市实施<国家机关公文处理办法>细则》的有关规定，做到规范化、标准化、清洁、美观。 4.公文的装订由主办科室负责，装订前要认真检查，不得出现缺页、倒页及文字不全等问题。 五、加强会议文件的审核 （十八）会议议题要按照公文办理的程序报批，经区政府主管副区长、区长批示后方可安排上会。未经批准的议题一般不安排上会。 （十九）凡涉及重大政策、规划、计划、建设项目、资金使用、机构编制等事项，按照“谁主办谁负责”的原则，由主办部门充分征求各相关部门的意见；凡涉及法律法规、规范性文件的事项，主办部门要征求区法制办的意见。未征求相关部门意见的，不予安排上会。 （二十）会议材料由汇报材料和议题材料组成,会议材料必须经过主办单位主要领导审定后才可上报。 1.汇报材料。汇报材料要对议题的主要内容特别是需提请会议确定的事项进行提炼归纳、解释说明，须提供事项的起因、背景和相关的政策、法律依据。汇报材料要主题明确，事项清楚，重点突出、层次分明、文字精炼。 2.议题材料。议题材料是经区政府领导同志批示上会的请示或报告，是汇报材料的附件。会议材料必须与区长批示上会的请示或报告内容保持一致，上会前材料内容有变化的，主办单位须按审批程序重新报请区政府领导批示后方可上会，否则不予安排上会。 （二十一）会议材料要符合规范的公文格式要求，封页使用主办单位文件红头，不需盖公章。汇报材料应装订在议题材料前面。不符合要求的会议材料由主办单位重新印制合格后方可安排上会。 六、认真落实责任追究制度 （二十二）区政府办公室主管秘书、机要文书工作的副主任负责公文处理全面工作。公文主办科室的科长是本科公文处理工作的第一责任人，对本科公文处理工作负总责。科长向主管副主任负责；副科长、承办人向科长负责。 （二十三）秘书科、机要文书科应当认真履行职责，属于职权范围内的事项，要积极处理，大胆建议；属于职权范围以外的事项，要逐级请示，不得擅自做主。因不尽职造成公文处理工作出现差错，产生不良影响的，要追究相应责任人的责任。 （二十四）各单位上报的公文，经审核存在问题较多的，由机要文书科或秘书科提出退文意见，报主管副主任同意后退回办文单位，并予以通报批评。区政府办将在年终的督查量化考核中对相关单位酌情予以减分。 七、进一步推进公文处理信息化建设 （二十五）以区政府名义向市政府报送的公文原则上报送电子公文（涉密公文除外）。报送电子公文的数量一般应达到报送公文总量的80%以上。 （二十六）各街道办事处、乡镇政府政府和区政府各部门向区政府报送公文原则上报送电子公文，涉及重要紧急事项、附件确实没有电子版材料和区委区政府通用办公系统出现故障的情况，允许报送纸质公文。 （二十七）在公文办理过程中，要及时登录办理信息，对办结的公文应及时归档，确保能在区委区政府通用办公系统上检索和查询公文。 八、加强公文处理工作的沟通和指导 （二十八）切实加强与市政府办公厅秘书处的联系和沟通，做好上报公文的报送工作。 （二十九）加强与区委办公室的联系和沟通，做好区委、区政府及区委办公室、区政府办公室联合行文有关工作，以及主送或抄送区委、区政府及区委办公室、区政府办公室的公文办理工作。 （三十）加强对各街道办事处、乡镇政府和区政府各部门办公室公文处理工作的指导、沟通和交流工作，不定期地进行公文处理工作业务研讨、培训和经验交流。 丰台区人民政府办公室 二OO七年五月二十九日
