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关于进一步加强公文处理工作的意见
颁布日期:2007年12月10日 实施日期:2007年12月10日 颁布单位:北京市房山区人民政府办公室
各乡镇人民政府、街道办事处,区政府各委、办、局、中心,区直属各单位:
为进一步贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》及北京市实施细则,根据《北京市人民政府办公厅关于进一步规范厅内公文处理工作的意见》,并为明年5月1日施行《中华人民共和国政府信息公开条例》做好准备工作,按照区政府领导“明确职责、规范程序、杜绝漏洞、提高效率”的要求,现就进一步规范政府公文处理工作提出以下工作意见。
一、严格公文报送程序
(一)各乡镇(街道)、区政府各部门主送或抄送区政府的公文,由区政府办秘书科统一接收,其他科室原则上不接收此类公文,如接到应及时转交秘书科按程序办理。
区政府领导联络员原则上不接收报送区政府的公文。如收到此类公文,应及时转交秘书科。
(二)除区政府领导直接交办的事项外,原则上不得将应报送区政府的“请示”、“报告”和“意见”直接报送区政府领导个人。区政府办秘书科收到直接报送区政府领导个人的公文,将一律退回报文单位,请其按要求重新报送。
(三)向区政府报送的公文,要实事求是的标注缓急程度。紧急公文,应当根据紧急程度,在首页右上方分别标明“特急”、“急件”,并注明紧急原因。
(四)区政府办定期通报各乡镇(街道)、区政府各部门报送公文情况。
二、会议公文办理
(一)对需要提交区政府常务会议、区长办公会议和区政府专题会议讨论研究的公文,报文单位须在安排上会前7日报送区政府办秘书科,由秘书科按程序报区政府领导批示后安排上会。本周内报送区政府办秘书科提请上会的公文,需按要求做好上会的各项准备工作,原则上不安排在本周会议讨论研究。
(二)已确定提交区政府常务会议、区长办公会议和区政府专题会议讨论研究的公文,申请单位向区政府办秘书科报送的会议材料,要按照“区政府重要会议议题通知单”要求,做到文字精炼,表述清楚,全文原则上不超过3000字。汇报单位在会上汇报的材料必须与报送区政府办秘书科提请上会的材料在内容上保持一致。
(三)各乡镇(街道)、区政府各部门以区政府或区政府办名义召开或主办会议的公文,如需区长出席会议的,报区政府办值班室办理。
(四)各乡镇(街道)、区政府各部门以区政府或区政府办名义印发的会议纪要,报文单位需向区政府办秘书科提供代拟稿和参会单位会签意见的书面材料。会签意见一致的,经主管副区长签发后,区政府办秘书科按程序理文印发;会签意见不一致的,需由报文单位再次与有关单位进行协商,一致后报区政府办秘书科按程序理文印发。
三、市领导出席会议活动文电办理
(一)各乡镇(街道)、区政府各部门来文来电邀请市人大、市政府、市政协领导同志出席会议或活动的文电,由区政府办值班室办理。
(二)由区政府办值班室审核是否有必要邀请市领导同志出席,核实拟邀请的市领导同志届时能否出席,并提出办理意见后按程序报批。
(三)如需正式向市人大、市政府、市政协行文的,由区政府办值班室将原件和区政府领导批示转区政府办秘书科,按发文程序办理。
四、区政府领导出席会议活动文电办理
(一)对邀请区政府领导出席市政府有关部门、其他区县政府或驻区部队主办的会议或活动的文电,由区政府办值班室按程序报办公室主任研处。需区政府办领导参加的,由区政府办值班室提出意见,报办公室主任同意后具体安排。
(二)各乡镇(街道)、区政府各部门邀请区政府领导出席会议或活动的文电,由区政府办值班室办理。
(三)对邀请区政府领导同志题词或为出版物作序的文电,由区政府办值班室办理。
五、接待文电办理
(一)对市政府及有关部门领导同志来房山区检查、视察工作等方面的文电,由区政府办值班室按程序报主管副主任和办公室主任,并负责组织活动。
(二)对市人大、市政协领导同志来房山区检查和视察工作,以及邀请区政府领导出席市人大、市政协组织的会议和活动等方面的文电,由区政府办值班室按程序报主管副主任和办公室主任,并协调相关领导出席。
六、督查公文办理
(一)对区政府主要领导在公文以外文字材料上的批示件,由区政府督查室办理,并负责督查和反馈。
(二)各乡镇(街道)、区政府各部门按照区政府督查室制发的《督查通知单》要求上报区政府的公文,由区政府督查室对部门反馈意见进行审核。对确需进入公文程序的,由区政府督查室提出拟办意见。对区政府领导做出批示需要续办的,由区政府督查室办理。
七、人大、政协联络服务公文办理
(一)对区人大、区政协转来的人大代表、政协委员的建议或提案,以及相关工作审议意见或评议意见,由区政府督查室办理。
(二)对区人大、区政协来文邀请区政府领导出席有关会议或活动的公文,由区政府办值班室办理。
(三)各乡镇(街道)、区政府各部门报送建议案或提案办理情况的公文,由区政府督查室研提意见后,按程序报批。对需正式回复人大、政协有关情况的报告,来文单位应使用“请示”文种上报区政府,由区政府办秘书科按办文程序报批。
八、对外联络服务公文办理
(一)对中央驻区单位、驻区部队及其他区县,请求区政府帮助协调解决其在改革发展过程中有关人口、土地、规划、税收等具体问题的公文,由区政府办秘书科办理。
(二)对区承办部门正式向区政府上报的有关工作情况或办理意见,由区政府办秘书科办理。
九、讣告文电办理
接收讣告文电由区政府办值班室办理。
十、办公室内部公文办理
(一)对主送区政府办的文电,由区政府办行政事务科办理。
(二)由办公室内相关科室负责或牵头草拟的、需以区政府或区政府办名义制发文件的文稿,报办公室主任审阅后,由区政府办秘书科按程序办理。
十一、努力提高公文运转效率
(一)市委、市政府主要领导同志批示件,市政府办公厅的急件、特急件,涉及首都安全稳定的公文,时限要求紧的公文,均作为急件办理,区政府办秘书科使用“红色”文件夹呈送。
(二)对紧急重要公文,即收即办。由区政府办主管副主任提出拟办意见,由区政府办秘书科呈送区政府主管领导,并及时与区政府领导联络员联系,提示领导。
(三)在休息日和法定假日期间收到的紧急公文,区政府办秘书科向主管副主任报告情况,主管副主任提出拟办意见后,由秘书科负责与主管区政府领导联络员联系,及时呈送区政府领导。
(四)一般请示类公文在1个工作日内呈送区政府领导批示。需要进一步审核提出拟办意见的,在2–3个工作日内呈送区政府领导批示。需以区政府或区政府办公室名义制发文件的,经区领导批示后,在3–4个工作日内完成。需进一步审核的在5–7个工作日内完成。紧急或特别紧急的公文,经区领导批示后开辟绿色通道。
(五)区政府办秘书科要加强对公文的督办工作。区政府领导联络员要及时将领导批示件转交秘书科。对于无法按时办结的各类公文,秘书科要定期汇总情况,由主管副主任及时向办公室主任报告。
(六)加强与市政府办公厅秘书处的联系和沟通,做好上报公文报送前有关问题的咨询及沟通工作。
十二、进一步提高制发公文质量
(一)以区政府或区政府办名义制发的公文,由区政府办秘书科负责审核。审核重点:
1.是否符合法律、法规、规章及上级行政机关文件的规定。如属于行政规范性文件,按《房山区人民政府行政规范性文件草案报送审核程序规定》报区法制办办理。
2.涉及其他部门的事项,报文单位是否已征求相关部门的意见。
3.是否做到结构严谨,格式规范,条理清楚,要素齐全,数字准确。
4.行文方式、文种使用是否妥当,是否符合行文规则。经审核,对符合规范要求的公文进行分办。对不符合规范要求的公文,由区政府办秘书科报主管副主任同意, 退回报文单位。
(二)主送市政府的文件,报区长批示。如遇区长外出等情况,报主持工作的副区长批示。
(三)需函复市政府有关部门的文件,按工作分工报送有关区政府领导批示。
(四)以区政府或区政府办名义制发的公文,按工作分工报送有关区政府领导批示。
(五)需以区政府名义印发公告或通告的公文,由区政府办秘书科转区法制办把关后,按发文程序报区政府主要领导审核签发。
北京市房山区人民政府办公室
二〇〇七年十二月十日
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