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关于请示报告意见和函等文种使用的意见（试行）

颁布日期：2007年12月10日　实施日期：2007年12月10日　颁布单位：北京市房山区人民政府办公室

各乡镇人民政府、街道办事处，区政府各委、办、局、中心，区直属各单位：
　　为使本区行政机关公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《国家行政机关公文处理办法》、国务院关于加强公文处理工作有关规定及《北京市实施<国家行政机关公文处理办法>细则》，特就“请示”、“报告”、“意见”和“函”等文种使用提出如下意见：
　　一、根据行文目的、隶属关系和职权范围确定文种
　　（一）向区政府报送的“请示”、“报告”和“意见”，内容应当为须经区政府审批或者决定的事项，需要报告的重大事项，区政府要求办理的事项，区政府领导批示要求研究提出意见的事项。
　　（二）除区政府领导直接交办的事项外，不得以部门名义向区政府领导个人报送“请示”、“报告”和“意见”，也不得抄送区政府领导个人；受双重领导的部门向上级机关报送“请示”、“报告”和“意见”，应当写明主送机关和抄送机关。
　　（三）各乡镇（街道）、区政府各工作部门应向区政府报送“请示”、“报告”和作为上行文的“意见”，一般不得越级向市政府请示、报告和提出意见。因特殊情况必须越级的，应当抄送区政府，并注明理由。
　　（四）以部门名义制发的“请示”、“报告”和作为上行文的“意见”，由部门主要负责人（指部门正职或者主持工作的负责人，下同）签发。
　　（五）“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。
　　（六）“请示”、“报告”、“意见”和“函”的标题由发文机关、事由和文种三部分组成，缺一不可。
　　二、关于“请示”文种的使用
　　（一）“请示”适用于向上级机关请求批示、批准
　　1．向区政府报送“请示”，必须是区政府批示事项或请求区政府指示事项。凡本部门权限范围内能够解决或者通过部门协调能够解决的事项，一般不要请示区政府；凡本部门发文或者几个部门联合发文能够解决的，不得请求以区政府或区政府办名义发文。
　　2．“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。除主送机关外，需要同时送其他需要执行或者知晓公文的部门的，应当用抄送形式，但不得抄送公文制发单位的下属单位。属于政府职权范围以内的工作，应当以乡镇政府、街道办事处或区政府工作部门名义报送区政府。
　　3．上报区政府的请示性公文，主办部门应当附上与其他部门协商一致或者不同意见的书面材料；请求以区政府或区政府办名义发文的事项，应当说明发文依据和理由，并附代拟稿。
　　4．各乡镇（街道）、区政府各工作部门请示区政府的事项，应抓紧做好前期工作并及时上报，给区政府留出研究、决策时间。
　　具体时间要求是：一般事项不得少于5个工作日，紧急事项不得少于3个工作日；特别紧急的事项，需要在3个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或区政府领导同志另有交代的事项外，必须在文中说明紧急原因和本部门的办理过程。
　　（二）“请示”的办理。
　　1．区政府办接到区政府各部门、各乡镇（街道）向区政府报送的“请示”后，先按程序审核。审核的重点是：
　　（1）请示事项是否必须由区政府审批或区政府办办理。
　　（2）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，与现行政策、规定是否衔接。
　　（3）涉及其他部门职权范围内的事项，报文部门（或主办部门，下同）是否已征求有关部门意见。如意见一致，是否与协办部门会签或在 “请示”中说明，并附协办部门意见原文；如有意见分歧，报文部门主要负责人是否出面与协办部门主要负责人进行了协调；协调后仍未取得一致意见的，“请示”中是否说明了有关协调情况，是否列明了各方意见及理据，是否提出了倾向性意见。
　　（4）“请示”是否由主要负责人签发，格式、附件是否齐全、规范。
　　2．经审核，对符合要求的“请示”，由区政府办根据内容按程序办理。
　　按照职责权限报主管副区长，重要事项报区长、常务副区长、主管副区长阅示。
　　3．经审核，对不符合要求的“请示”，经区政府办主管副主任同意后，退回报文部门并说明退文理由。
　　4．有关请示件经区政府批准后，由区政府办将有关领导同志批示复印，转有关乡镇（街道）或区政府工作部门落实。对“请示”中的急件、特急件，不涉密的，由区政府办将有关领导同志批示即时传真有关乡镇（街道）或区政府工作部门，同时按程序将批示复印件转去；涉密的，及时通知到区政府办领取。
　　三、关于“报告”文种的使用
　　（一）“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问
　　1．各乡镇（街道）和区政府各工作部门在履行职责或完成区政府交办事项的过程中，遇有问题应及时向区政府报告；对区政府或区政府办文件中要求报告执行情况的，主办部门应按时限要求将执行情况上报；对区政府领导同志批示要求有关乡镇（街道）和区政府工作部门办理并报告办理情况的，应及时向区政府报送办理情况报告。
　　2．“报告”和“请示”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求批准的事项。
　　3．除落实区政府领导同志批示办理情况的报告外，“报告”一般不得涉及建议或意见内容。如在报告情况的同时需提出意见或建议的，应使用“意见”文种。
　　（二）“报告”的办理
　　1．关于一般报告
　　对各乡镇（街道）和区政府各工作部门向区政府报送的一般报告，区政府办将按照工作分工报送相关副区长阅知。重要事项报区长、常务副区长阅知。
凡一般报告中夹带请求批准事项的，或者涉及意见和建议的，区政府办报经主管副主任同意后，一律退回报文单位。
　　2．关于办理情况报告
　　(1)对区政府领导同志明确要求有关乡镇（街道）或区政府工作部门办理并报告办理结果的批示件，或批请有关乡镇（街道）或区政府工作部门负责同志“研提意见”、“阅办”等需要反馈办理结果的批示件，由区政府办提出反馈办理结果时限要求，以区政府公文处理专用纸加盖“公文处理专用章”转有关乡镇（街道）
或区政府工作部门办理；仅需乡镇（街道）或区政府工作部门负责同志阅知的批示件，由区政府办复印后，转有关乡镇（街道）或区政府工作部门。
　　(2)有关乡镇（街道）或区政府工作部门要按时限要求向区政府报送办理情况报告。办理情况报告应由乡镇（街道）或区政府工作部门主要负责人签发。对于反映违法、违纪、违规问题批示件的查办报告，情况属实的，必须有明确的处理意见；需要整改的，必须有具体的整改措施。处理意见和整改措施涉及其他部门职权范围内事项，应征求有关部门意见。办理情况报告应附区政府领导同志批示复印件。
对需以区政府名义向市政府报告办理情况的，有关乡镇（街道）或区政府工作部门在向区政府报送办理报告的同时附代拟稿。
　　(3)区政府办按程序将办理情况报告连同区政府领导同志批示原件，报区政府领导同志批示或阅知。
　　(4)办理情况报告中有建议事项或意见的，一般报做出批示的主管副区长批示。如区政府主要领导同志做出过批示或涉及重要事项的，报区长、常务副区长、主管副区长批示，另送相关副区长阅知；如建议事项涉及数额较大资金、人事、编制、审计、监察、法律法规等重要事项，报区长、常务副区长阅知。
　　(5)办理情况报告中没有建议事项或意见的，由区政府办按阅件处理，报做出过批示的副区长和相关副区长。如区政府主要领导同志做出过批示或涉及重要事项的，另报区长、常务副区长阅知。
　　3．区政府领导同志在“报告”或办理情况报告上有批示的，由区政府办复印批示转有关乡镇（街道）或区政府工作部门落实。区政府领导同志批示要求报送市政府的，由区政府办按程序办理。
　　四、关于“意见”文种的使用
　　(一)“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法；明确要求下级机关贯彻执行
　　“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。
　　1．作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权的，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。
　　2．作为下行文。文中对贯彻执行提出明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。
　　3．作为平行文，提出的意见供对方参考，可使用“意见”文种，并以函的形式制发。
　　(二)“意见”的办理。
　　1．各乡镇（街道）和区政府各工作部门向区政府报送的“意见”，由区政府办按照请示性公文的程序和要求审核报批。
　　2．有关乡镇（街道）或区政府工作部门按照区政府领导同志指示对某些重要问题提出见解和处理办法，可以“意见”形式报送区政府。
　　3．对区政府领导同志批请有关乡镇（街道）或区政府工作部门研究提出意见，或者区政府办转请有关乡镇（街道）或区政府工作部门研究提出意见的公文，应当由乡镇（街道）或区政府工作部门按要求时限及时向区政府报送“意见”。
　　五、关于“函”文种的使用
　　(一)“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
　　不相隶属机关是指没有行政隶属关系(上下级关系)的机关。
　　1．在实际工作中，一般不相隶属机关间使用“函”时，要尽量掌握对等原则。原则上发文机关与主送机关行政级别(或套用行政级别)要对等。
　　2．不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关部门请求批准或答复审批事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。各乡镇（街道）和区政府各工作部门向区政府办报送公文使用 “函”，不得使用“请示”。
　　3．“函”的文种不同于函的形式。函的形式是指公文格式中区别于“文件格式”的信函格式，以“函的形式”行文应注意使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。不相隶属机关之间行文可以使用“函”的文种，并使用函的形式。根据行文目的、隶属关系和职权范围等，“批复”、“通知”、“议案”、“意见”等
文种可以使用函的形式。
　　(二)“函”的办理。
　　对区政府工作部门或其他单位致函区政府办商洽工作的公文，视具体内容，可参照“请示”的格式，在正文中标注联系人及联系电话。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　北京市房山区人民政府办公室
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○七年十二月十日


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