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转发区档案局关于档案工作交接规定的通知

颁布日期:2008年01月14日 实施日期:2008年01月14日 颁布单位:北京市房山区人民政府办公室

各乡镇人民政府、街道办事处,区政府各委、办、局、中心,区直属各单位:
    区档案局《关于档案工作交接的规定》已经区政府同意,现转发给你们,请结合本单位实际,认真遵照执行。


                         北京市房山区人民政府办公室       
                            二○○八年一月十四日


 
  关于档案工作交接的规定
  (区档案局   二○○八年一月三日)

  一、档案工作交接责任重大,为进一步规范次项工作,保持档案工作的连续性,维护档案的完整与安全,使我区档案交接工作手续严谨,责任明确,根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》,结合本区实际情况,制定本规定。
  二、档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的,应在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。
  三、各单位应保证档案人员调换的计划性,档案工作不能出现“空岗”、“断档”现象。要将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制或工作职责,为交接双方安排充分时间。没有办清交接手续的档案人员,不得离开档案工作岗位,不得办理人事调动和工资转移等手续。
  四、移交人员应做好以下工作:
  (一)核实档案柜签,清查柜内档案,使移交的档案分门别类,排列有序,催还借出档案,暂时不能归还的应注明情况;
  (二)参照本规定的《档案工作交接登记表》(见附件,以下简称《登记表》)之二至之七的内容和格式,对档案工作制度、档案检索工具、现存和移出档案的数量逐项列表;
  (三)核对全宗卷目录,整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料;
  (四)档案数量与目录记载不相符的,以及档案工作中存在其他明显问题的,在《登记表》或另附纸注明情况和原因;
  (五)有尚未完成的档案工作的,应请示本单位主管档案工作领导明确下一步工作完成人员和时间,填写《登记表》之八;
  (六)向接管人员介绍本单位档案工作基本情况,回答有关问题,向监交人员报告交接的具体情况。
  五、接管人员应做好以下工作:
  (一)学习档案法律法规和有关文件,了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识;
  (二)了解本单位基本的历史沿革、主要职能、内部机构设置、档案管理网络和职责分工等情 况;
  (三)对移交人员列出的《登记表》逐项核对,依据目录和柜签逐柜逐卷(件)核查档案数量,对不明事项向移交人员或有关领导问明情况,必要时做书面记录;
  (四)抽查电子档案和机读目录是否可读;
  (五)学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法;
  (六)填写《登记表》之一,向监交人员报告交接的具体情况。
  六、档案人员办理交接手续,由档案工作所在部门负责人监交。档案人员同时为部门负责人的,办理交接手续由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员要坚持公平公正的原则,监督交接双方认真办理交接手续,审查《登记表》。
  七、严禁在交接工作中弄虚作假。交接完毕后,移交人员、接管人员和监交人员应在《登记表》上签字。《登记表》一式三份,一份于交接工作完成后一周之内交区档案局,一份存本单位文书档案,一份存全宗卷。
  八、移交人员因病或其他特殊原因不能办理交接手续的,接管人员应在到岗后立即按照本规定列明的移交内容逐项列表并核对,对存在的问题向移交人员或有关领导问明情况,并形成书面材料经主管档案工作的领导审查签字。
  九、各单位调换档案人员要在双方交接之前通知区档案局,区档案局将及时前往监督指导和检查。对于无正当理由拒不按照本规定办理档案工作交接手续,或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人,一经发现将向全区通报,造成档案损失的将依法给予行政处罚。
  十、各单位档案部门和档案工作人员应按照档案法律法规和业务规范要求做好各项基础工作,定期进行档案清查和统计。
  十一、因机关机构改革、企业资产与产权变动等原因发生单位撤销、合并需要转交档案的,应按照本规定相关内容办理交接手续。
  十二、本规定适用于直接接受区档案局监督指导的单位,不直接接受区档案局监督指导的单位可以参照执行。
  十三、本规定自发布之日起实施,实施中的具体问题由区档案局负责解释。

 
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