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北京市东城区人民政府办公室关于做好非典型肺炎防治文件资料归档工作的通知

颁布日期：2003年05月17日　实施日期：2003年05月17日　颁布单位：东城区人民政府

各街道办事处，区政府各委、办、局，各区属机构：
　　为了做好非典型肺炎防治文件材料归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》及市、区相关规定，现对有关工作提出如下要求。
　　一、提高认识，加强领导。非典型肺炎防治工作是我区当前各项工作的重中之重，按照国家和北京市整体部署，区委、区政府高度重视我区非典型肺炎防治工作，从组织领导、工作机制、信息畅通、疫情防治和舆论宣传等方面，采取了一系列重大措施。在贯彻市、区的防治部署中，各有关单位形成了大量具有保存价值的文件材料（包括文字、照片、声像、图册、实物等各种载体的材料，下同），它们对总结这次非典型肺炎防治工作的经验，吸取教训，提高我区应对突发疫病灾害和公共卫生事件的能力，对研究记载历史，都具有重要意义。因此，各单位要从对历史负责，对国家和人民利益负责的高度出发，充分认识做好非典型肺炎防治文件材料归档工作的重要性，加强领导，保证非典型肺炎防治文件材料归档工作顺利进行。
　　二、加强配合，齐抓共管。各有关单位要按照《北京市防治非典型肺炎联合工作小组办公室<关于做好防治非典型肺炎有关文字资料档案管理工作的通知>》精神，明确一名领导分管非典型肺炎防治文件材料归档工作，对这项工作进行统一安排、协调和组织；各单位业务部门负责对非典型肺炎防治文件材料的积累；各单位档案部门负责对非典型肺炎防治文件材料的归档工作进行监督、指导。各单位档案部门和业务部门要密切配合，齐抓共管，要建立相关人员责任制，层层落实，把非典型肺炎防治文件材料归档工作做为一项重要任务来抓。
　　三、建立归档责任制度，确保归档文件材料齐全完整。各有关单位要参考非典型肺炎防治文件材料归档范围（见附件2），结合本地区、本单位非典型肺炎防治工作的实际情况，制定相应的非典型肺炎防治文件材料归档制度，明确归档范围、归档时间、归档手续、归档要求，并在工作中严格执行，确保归档文件材料的齐全完整。
　　四、各有关单位要根据《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》的相关规定，做好非典型肺炎防治文件材料的保密工作。

　　附件1：《北京市防治非典型肺炎联合工作小组办公室<关于做好防治非典型肺炎有关文字资料档案管理工作的通知>》
　　附件 2：《东城区非典型肺炎防治文件材料归档范围》

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二ОО三年五月十七日

　　附件1：关于做好防治非典型肺炎有关文件资料档案管理工作的通知
　　第10号

北京防治非典型肺炎联合工作小组各工作组及其各小组：
　　为使北京防治非典型肺炎联合工作小组（以下简称联合小组）文秘工作规范化、制度化和科学化，保证高效快速运转，并为今后总结防治非典型肺炎工作积累资料，经北京防治非典型肺炎联合工作小组同意，现就做好防治非典型肺炎文件资料档案管理工作有关事项通知如下：
　　一、充分认识做好文件资料档案管理工作的重要性
　　在防治非典型肺炎工作中形成的有关文件材料（包括音像资料等，下同）档案，是北京防治非典型肺炎工作的真实记录，既是指导当前防治非典型肺炎工作的重要依据，也是为将来总结防治非典型肺炎工作提供真实的历史资料，各工作组及其各小组要高度重视，严格按照有关规定；指定专人做好本组文件资料档案管理工作，包括对本组公文的统一登记、收发、传递、用印。内部资料、文件的立卷和归档工作。
　　二、文件资料档案管理的基本任务和要求
　　（一）文件资料档案管理的主要任务。
　　各工作组文档管理人员负责接收、整理和统一保管本组在防治非典型肺炎工作中形成的全部文件资料档案，并为联合小组领导及各工作组提供档案资料服务。所有文档待联合小组工作结束后，按有关规定统一移交有关档案管理部门留存。　　
　　（二）文件资料档案管理的基本要求。
　　1．文件资料应收集齐全，标题、目录简明确切；并按办理时间顺序或内容分类统一编号存档管理。有条件的，可同时利用计算机管理。
　　2．归档的正式发文应符合有关文件格式的要求。底稿应有领导同志的签批，其他文件应署明承办人姓名和日期。
　　3．文件制作材料、书写材料要符合保存要求。制成文件的纸张要易于保存；传真件不能作为归档文件。应复印后归档；应使用易于保存的钢笔、毛笔、签字笔书写，以便长期保存。
　　（三）归档文件资料的主要内容。
　　文件办结后，承办人员应及时将文件形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料经过整理后；交给本组文档管理人员存档，个人不得留存和销毁。领导同志外出开会带回的文件材料和已办理完毕的文件材料，应由秘书随时移交有关文档管理人员存档。
　　承办人员移交前，要按文件资料生成的时间顺序，由远及近排列，有关材料自下而上放置装订。首页由承办人员签署姓名和日期。要将一个问题、一件事情的文件汇集在一起，剔出无用的草稿，对不能体现事情来龙去脉的文件资料加以说明。有关文件资料主要留存：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　1．正式印制的文件。包括印制文件4份（其中1份为由承办人签“可发”并签署姓名、日期件，下同）；体现文件整个形成过程的原始材料；包括报批单、领导批示原件、领导修改原件，报批原件、起草文稿有关依据等。
　　2．会议纪要。包括正式印制的文本4份、会议纪要报批单、领导批示、修改原件、会议纪要原稿、会议原始记录、领导讲话、汇报材料、讨论材料、发言材料、会议议程、参加会议人员名单、会议通知等。
　　3．简报。包括正式印制的文本4份、简报报批单、领导批示、修改原件、简报原稿、起草依据等。
　　4．有关工作措施、预案。包括措施、预案执行效果、执行情况分析、领导批示、制定过程、制定依据等。
　　5．重要人民来信建议等。包括办理结果、反馈方式和内容、领导批示、对来信建议的分析和办理意见、来信原件。
　　6．情况分析、汇报材料等其他文件资料。包括办理结果、领导批示、有关审核意见、其他相关材料、有关办理原件等。
　　（四）关于文档排列和编号。
　　文档移交文档管理人员后。文档管理人员应按文种、问题、时间、作者等方法排列立卷或统一管理，不能杂乱无章。立卷或统一管理遵循以下原则：
　　 1．一个文档的排列。应印本在前，签发稿在后；本组的批复在前，下面单位的请示在后；联合小组（或其他单位）的批复在前；本组的请示在后；结论在前，依据材料在后；复制件在前;原件在后。
　　 2．多个文档的排列。文档管理人员应根据归档范围内文件资料间的相互联系、特征和保存价值等将有关文档分类立卷保存。每一类文档应按一定次序排列；并列出每个存档文件资料的大流水号；编写相应目录表。目录表中，一个大流水号对应一个目录。不能有重复的编号和目录。
　　三、规范文件运转，为档案管理工作提供基础保障　　
　　为做好文件资料档案管理工作；保证文件资料齐备、完整、真实、准确；必须规范归档前的文件运转工作。
　　（一）严格签收手续。
　　1．各工作组收到转来的文件资料，文档管理人员要认真核对来文号、来文单位、件数，确认无误后签收，并交本组负责人。装封文件要及时拆封。不得遗漏或丢失文件。
　　2．各工作组负责人要立即明确承办人员。并将注意事项告承办人员。　　
　　3．承办人员要将有关来文日期、来文单位、文件题目、领导批示进行首次登录，并结合文件内容提出拟办意见；报各工作组负责人同意后，按规定程序报有关领导批示或转有关工作组或单位办理。
　　4．对拟转出或发出的文件，应将细核对，并严格履行转出签收手续，做到件件有着落。对已送请领导批示的文件，应及时向领导秘书询问批示情况，并对承办文件运转情况及时进行续登录。
　　（二）规范报送文件内容。
　　1．报送领导批示文件应有报批单，有关文稿要清楚、整洁、附件齐全。
　　2．改动较大的文稿，如时间允许，要重新打印并附领导修改原稿。重复、多余、无关的材料不得附上。
　　3．拟以联合小组、联合小组办公室名义制发文件的，应有报联合小组或联合小组办公室的请示，并附代拟稿及软盘。请示件下方要注明联系人姓名和电话。
　　（三）严格报批程序。
　　1．为保证文件安全正常有序运转，应严格按程序报批。急件、特急件报经领导同意后，可先进行处理，但事后一定要补办有关手续，以便日后查询。
　　2．需下发的急件、特急件，可以电传下发。但电传后，必须确认对方已收到，同时按正常程序发出。也可根据情况通知有关部门或单位派人前来取件。
　　3．各工作组承办的公文办结后，由承办人员及时将有关材料交本组文档管理人员整理归档。
　　（四）严格信息报送制度。
　　1．构建通畅的信息网络。各工作组要建立严格的责任制，及时掌握工作动态，确保信息渠道通畅；为联合小组领导全面掌握情况提供信息保障。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　2．全面、及时、准确收集信息，并对有关信息进行分析、比较；为领导决策提供较为完备、准确的科学依据。同时也为今后总结防治非典型肺炎工作经验提供基础资料和支持依据。
　　3．强化信息报送工作，全面、及时、准确地向中办、国办及国家有关部门报送信息，使有关领导和部门全面了解本市防治非典型肺炎工作基本情况。
　　四、建立反馈报告制度
　　各工作组要根据工作实际和需要。及时将本组承担的主要工作完成情况及文件办理情况向本组领导并联合小组领导汇报。

　　附件2：东城区非典型肺炎防治文件材料归档范围

　　一、市委、市政府，区委、区政府和有关联合机构关于非典型肺炎防治工作的指示、决定、通知等；
　　二、中央及市、区领导视察本地区、本单位非典型肺炎防治工作的指示、讲话等文件材料；
　　三、记载和反映本地区、本单位防治非典型肺炎工作组织领导、工作机制、信息畅通和舆论宣传等方面的文件材料；
　　四、有关非典型肺炎防治工作计划、总结，会议记录、纪要，工作措施、预案，情况分析、汇报和大事记等文件材料；
　　五、记载和反映本地区、本单位疫情监测、排查、报告和隔离救治等的组织及实施方面的文件材料；
　　六、记载和反映本地区各医疗单位救治非典型肺炎病人的门诊、住院等医疗活动的文件材料；
　　七、记载和反映本地区、本单位非典型肺炎防治药物研制、临床试验、生产、调配、监督工作中形成的文件材料；
　　八、记载和反映医务、防疫人员和其他人员先进事迹或因过失受处分的文件材料；
　　九、记载和反映防治非典型肺炎工作中物资、资金使用，商品组织供应和接受捐赠的文件材料；
　　十、其他与非典型肺炎防治工作有关的文件材料。


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